Commission nationale de l'informatique et des libertés

De plus en plus d’entreprises, par exemple les sociétés de dépannage ou de taxis, utilisent des systèmes permettant de géolocaliser les véhicules de leurs employés.

La Commission est saisie depuis ces derniers mois d’un nombre croissant de déclarations de sociétés et de plaintes d’employés concernant ce type de dispositifs.
Ce guide pratique est destiné à mieux informer employeurs et employés sur leurs droits et obligations.
La principale donnée collectée par les systèmes de géolocalisation est relative au positionnement du véhicule : la position d’un véhicule à un instant « t » est affichée sur une carte.

Elle peut être associée à d’autres informations tel que l’itinéraire utilisé par le conducteur, les temps d’arrêt, la vitesse moyenne… Dans la mesure où ces données sont relatives à un employé identifié (on sait quel employé conduit tel véhicule), le système de géolocalisation GSM/GPS constitue un « traitement de données à caractère personnel ».
Par conséquent, un employeur qui souhaiterait utiliser un dispositif de géolocalisation doit effectuer une déclaration à la CNIL, qui vérifiera que les principes relatifs à la protection de données à caractère personnel sont bien respectés.
A ce titre, les entreprises voulant avoir recours à ces systèmes doivent avant tout s’interroger sur le caractère proportionné ou non d’un tel outil : suivre mes employés lors de tous leurs déplacements n’est-il pas démesuré par rapport à la nature des tâches qu’ils effectuent ?

Par ailleurs, une distinction doit être opérée entre les véhicules de fonction et les véhicules de société.
La CNIL analyse en effet les dispositifs de façon différente : le véhicule de société ne peut en principe être utilisé par un employé en dehors de ses heures de travail à la différence du véhicule de fonction, qui constitue un avantage en nature. La CNIL recommande dès lors que les dispositifs de géolocalisation installés sur les véhicules de fonction disposent d’un système d’interrupteur permettant aux employés de les désactiver et ainsi de préserver leur vie privée.
Un procédé identique peut d’ailleurs également être envisagé pour les véhicules de société qui serviraient à des fins privées, par exemple lorsque l’employeur tolère que ses employés utilisent leur véhicule pour rentrer à leur domicile une fois leurs horaires de travail effectués.
Si vous envisagez de mettre en place un tel système ou si vous êtes concernés en tant qu’employé, nous vous suggérons de lire attentivement les recommandations suivantes :

Qui doit déclarer ?
Le déclarant est le responsable du traitement des données à caractère personnel c’est-à-dire celui qui détermine les finalités et les moyens du traitement. Dans le contexte de géolocalisation, c’est l’employeur qui doit procéder à la déclaration dans la mesure où il utilise le système GSM/GPS pour localiser ses véhicules et donc ses employés.
Attention :
Certains dispositifs nécessitent de faire appel à des prestataires de services. Les prestataires de service fournissent le système GSM/GPS à des entreprises clientes et assurent la maintenance. Ces prestataires de service ne sont pas responsables du traitement au sens de la loi. Seule l’entreprise qui utilise pour son propre compte le dispositif de géolocalisation est responsable du traitement.
Quand déclarer ?
L’employeur doit déclarer le dispositif GSM/GPS à la CNIL et attendre le récépissé de sa déclaration avant de le mettre en oeuvre.
Quel type de déclaration ?
L’employeur doit effectuer une déclaration normale. Il lui suffit de remplir et de compléter les documents disponibles sur le site de la CNIL à l’adresse suivante http://www.cnil.fr/fileadmin/documents/declarer/mode_d-emploi/declarer-CNIL.pdf, à savoir:
• le formulaire « Déclaration normale »
• les annexes.
Pour vous aider à compléter les documents, voici les points importants qui doivent être précisés :

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